Ein einziges Web Archiv statt Tausender Ordner

Veröffentlicht am 9. August 2012 von Ali
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Alle Online-Tools, die wir so tagtäglich nutzen, dienen auch als eine Art “Web Archiv”. Vorausgesetzt es liegt eine vernünftige Verschlagwortung vor. Auf Twitter erfolgt dies mit Hilfe des Hashtags (#), auf Facebook hilft die Historie. Es kommt vor, dass eine Information benötigt wird, sie nicht auffindbar ist und man sich daran erinnert, dass man diese Informationn doch mit der Öffentlichkeit geteilt hat. Eine entsprechende Suche anhand der Schlagwörter und die Information ist gefunden.

Je mehr die Informationsflut wird, desto höher sind auch die Ansprüche an ein Web Archiv. Unternehmen gehen daher über, professionelle Dienstleister für die Archivierung von Daten, Dokumente und Akten zu beauftragen und mieten beispielsweise ein Web Archiv auf digitalarchivieren.de.

Was ist eigentlich ein Archiv?

Ein Archiv kennt man in der Regel als einen Raum, in dem viele Regale mit vielen Ordnern stehen. Aber Archive gibt es auch in digitaler Form: die Web Archive. In einem Web Archiv werden elektronische Informationen wie Unterlagen, Dokumente bishin zu gesamten Akten in den unterschiedlichsten Formen und Ausführungen dauerhaft eingelagert. Dabei kann es vorher nötig sein, Papierdokumente einzuscannen. Auch solche Dienste lassen sich an externe Dienstleister übertragen.

Sinn und Zweck eines Web Archivs ist vor allem, benötigte Informationen schnell für Mitarbeiter über einen Online-Zugriff verfügbar zu machen. Daher sollte ein ausgeklügeltes und einfaches Archivierungssystem zum Einsatz kommen.

Was ist ein Archivierungssystem?

Ein Archivierungssystem dient dazu, benötigte Dokumente aus dem Web Archiv schnell und unkompliziert auffindbar zu machen. Die Systematik kann dabei je nachdem alphabetisch, numerisch oder zum Beispiel nach Datum erfolgen. Denn gerade bei Unternehmen, die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besitzen, müssen Dokumente bei Bedarf vorgelegt werden können. Eine sinnvolle Verschlagwortung ist dabei ebenfalls sinnvoll.

Die automatische Verschlagwortung

Die automatische Verschlagwortung wird in Unternehmen auch Indexierung genannt. Das Verschlagworten hat sich auch im Web 2.0 durchgesetzt. Sie dient der schnellen Auffindbarkeit von Informationen und Dokumenten. Durch sie können gesuchte Begriffe  schnell und einfach gefunden werden.

Bei der Verschlagwortung wird ein gesamter Text indexiert und nach Schlagwörtern in dem Text gesucht. Häufige Wörter werden dabei zu den Schlagwörtern dieses Dokumentes hinzugefügt. Eine Ausnahme stellen Stoppwörter wie Konjunktionen oder Artikel dar, die als solche erkannt und nicht verschlagwortet werden.

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