Der Workflow: Das Herz eines Dokumenten-Management-Systems

Veröffentlicht am 10. August 2012 von Ali
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  Zwei Artikel zuvor hatte ich über Web Archiven und über Dokumentenmanagement und deren Vorteile in der digitalisierten Welt geschrieben. All diese Systeme sind nichts wert ohne ein vernünftiges Workflow-Management.

Was ist ein Workflow?

Der Begriff Workflow bezeichnet einen definierten Prozess an Arbeitsbläufen und wird im Dokumentenmanagement für die strukturierte Bearbeitung und Verteilung verwendet. Er steht für einen Bearbeitungsablauf, bei dem zur Überprüfung der sachlichen Korrektheit bestimmte Dokumente an einen festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet werden, wonach im nächsten Bearbeitungsschritt eine Weiterbearbeitung durch einen anderen Sachbearbeiter erfolgt.

Konkretes Beispiel: Ein Papierdokument landet im Mailing Room. Dieser wird geöffnet, eingescannt und als “bearbeitet” markiert. Das Workflow-Management weiß nun, dass er das Dokument einer anderen Abteilung (z.B. der Vorsortierung) senden muss. Dort landet dar Brief in einer Queue (Warteschlange) bis ein Sachbearbeiter diesen öffnet, kurz drüberliest und entscheidet, in welche Abteilung er weitergeleitet werden muss. Dabei gibt der Mitarbeiter vielleicht nur das Kürzel der Abteilung an. Das Workflow-Management gibt das Dokument entsprechend weiter, wo es dann angenommen und je nach Inhalt bearbeitet werde (z.B. Beschwerde).

Im Prozess des Workflow werden die einzelnen Dokumente in der Regel als Email transportiert und liegen stets in digitalisierter Form zur Bearbeitung vor. Um während des Prozesses eine hohe Sicherheit der Daten zu gewährleisten, arbeiten alle Sachbearbeiter ausschließlich mit Kopien oder Verweisen der einzelnen Dokumente, die auf das zugrunde liegende Archiv zurückgreifen.

Der Workflow ist quasi das Herz einer jeder Anwendung, die dafür sorgt, dass Prozesse automatisiert und schnell ablaufen.Und davon laufen in einem System viele parallel ab.

Mit einem funktionierenden Workflow macht jeder Mitarbeiter das, was er tun soll. D.h. ein Sachbearbeiter muss nicht erst Dokumente einscannen oder eine Vorauswahl treffen. Er weiß, jedes Dokument, das in seinem Postfach landet, ist auch für ihn bestimmt.

Vorteil des Workflow-Managements

Auf diese Weise lassen sich für Manager genau überblicken, wo z.B. Not am Mann ist und können so flexibler ragierten. Beispiel: In einem Monat kommen besonders viele Beschwerdebriefe rein. Aufgrund von Auswertungen und Berichten kann er erkennen, dass das Beschwerde-Postfach überquillt. Schnell kann er zusätzliche Mitarbeiter auf das Postfach ansetzen. Eine schnelle Bearbeitung kann sowohl zur Einhaltung der so genannten Service Level Agreements zwischen Kunde und Dienstleister entscheidend sein als auch zur Zurückgewinnung der Kundenzufriedenheit.

 

 

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